עד ליציאה למכרז ממשלתי מרכזי אישרה ועדת מכרזים מרכזית למחשוב וטכנולוגיה למינהל הרכש הממשלתי התקשרות בפטור ממכרז עם פלאפון תקשורת בהיקף של 1 מיליון ש”ח ל- 3 חודשים

הגוף המפרסם: משרד האוצר/מינהל הרכש הממשלתי

שם הספק: פלאפון תקשורת בע”מ

מהות ההתקשרות: הרחבת התקשרות עם חברת פלאפון לצורך שירותי ניהול אבטחת מידע ואכיפת מדיניות ניהול מרכזי של מכשירים ניידים.

התחלת ההתקשרות: 15 בדצמבר 2014; סיום ההתקשרות: 15 במארס 2015

החלטה: אושר ע”י וועדת מכרזים מרכזיים למחשוב וטכנולוגיה (במשרד האוצר/החשכ”ל)

הערות: בפרוטוקול וועדת מכרזים מרכזיים למחשוב וטכנולוגיה מ- 8.12.2014 נכתב בין היתר כי הגורמים האחראים על ביטחון המידע במשרדי הממשלה העלו צורך בניהול אבטחת המידע ומתן פתרונות לניהול מרכזי של מכשירים ניידים. מטרת השירות לאפשר, בין היתר, אבטחת הדואר האלקטרוני הארגוני, היומן הארגוני, רשימת אנשי הקשר הארגונית וקבצים, מניעת הצורך לשמירת סיסמת הארגון על המכשיר, ניטור ודיווח על מצב מדיניות האבטחה של המכשיר וזיהוי מכשיר פרוץ, אפשרות לזיהוי התנהגות חשודה של מכשירים ארגוניים המחוברים למערכת, אפשרות לסיסמה על המכשיר שאינה תואמת לסיסמת הארגון של המשתמש, אכיפת מידניות אבטחת מידע ארגונית כולל מנגנון לטיפות בהפרת מדיניות, תמיכה בהפצת יישומים והסרתם, תמיכה באפליקציות ארגוניות וכן תמיכה בהפצת תוכן ארגוני, הגבלתו והסרתו. מינהל הרכש הממשלתי מעוניין לרכוש את השירות לאור חשיבותו עבור המשרדים השונים. עלות השירות מוערכת ב- 1 מיליון ₪ לשנה עפ”י הערכה לכ- 10,000 משתמשים. המינהל ציין כי יש מספר חלופות לרכישת השירות: התקשרות עם חברת פלאפון תקשורת בפטור ממכרז ; יציאה למכרז מרכזי שיכלול את רכש השירות; דחיית רכש השירות עד פרסום מכרז הסלולר הבא והכללת השירות באופן מובנה בתכולת השירותים שיידרשו במכרז זה; יציאה של כל משרד למכרז עצמאי לרכש השירות בהתאם לחוק חובת המכרזים ותקנותיו.

במינהל הרכש הממשלתי הוקם צוות מקצועי במטרה לבחון את אופן ביצוע ההתקשרות המיטבי: ההמלצות העיקריות של הצוות היו: קיימת חשיבות עליונה למימוש השירות בזמן הקצר ביותר וזאת בפרט לאור הגברת השימוש במכשירים חכמים והגישה לרשתות הארגונים; נכון לרכוש את השירות דרך ספק שירות הסלולר (גם במכרזים עתידיים); קיימת חשיבות לניהול כלל המהלך בראייה מרכזית כוללת על-מנת ליישם תשתית מרכזית, לנצל יתרון לגודל וכן כדי לאפשר הפעלה של השירות בתצורת ענן ע”י מימשל זמין. במקביל יש לכלול פיתרון שיתמוך בהתקנה מקומית On-Premise במשרד; יש להגדיר סל מוצרים העונים על הצורך המקצועי, לשם כך מומלץ לצאת ל- RFI במסגרתו ייבחן מגוון המוצרים המוצעים ואת התאמתם לצורך.

לאחר ניתוח חלופות ההתקשרות המוצעות המליץ הצוות המקצועי על פנייה לחברת פלאפון תקשורת מהנימוקים הבאים: קיימת דחיפות לרכש השירות בזמן קצר ככל הניתן; ההיקף הכספי של רכש השירות בהשוואה לשווי ההתקשרות הכולל עם החברה הינו זניח; יציאה למכרז תגרום לדחייה משמעותית במימוש השירו בשים לב כי נדרש תהליך של RFI. פיצול בין ספק הסלולר לבין ספק השירות עלול לטמון בחובו בנסיבות הקיימות לא מעט חסרונות. מנגד, לא ניתן לדחות את מימוש הפעלת השירות בשל דחיפותו. יציאה של המשרדים למכרזים עצמאיים לצורך רכישת השירות לא תאפשר עריכת מכרז מרכזי בטווח הקצר ויישום תשתית מרכזית.

הפנייה לחברת פלאפון הניבה הצעה טכנית (שנבחנה ע”י הצוות ונמצאה עונה על הצורך המקצועי) והצעה כלכלית: בעקבות ההצעה הכלכלית נערך מו”מ עם חברת פלאפון להפחתת העלויות תוך שאיפה למימוש היתרון היחסי הטמון בהתקשרות מרכזית. עם תום המו”מ התקבלה הצעת מחיר מעודכנת. המחירים שהתקבלו סבירים יחסית למחירי השוק ומחירים שצפויים להתקבל במסגרת הליך תחרותי והינם טובים משמעותית מביצוע הרכש  באופן פרטני ע”י המשרדים. הערכת החיסכון כתוצאה מביצוע הרכש בצורה מרכזית בתקופת הביניים נאמד בכ- 300,000 ₪ לשנה.

עוד עולה מהדיון כי בחודש יולי 2014 נערכה פנייה פומבית לכלל הגורמים הרלבנטיים בשוק לצורך קבלת עמדתם בטרם תקבל הוועדה החלטה בנושא. במסגרת הפנייה נמסר מידע אודות ההתקשרות הצפוייה וגורמים בעלי עניין העונים על הקריטריונים שפורסמו להציג עמדתם. כמענה לפנייה הגיעו ארבע עמדות מצד גורמים שונים אשר טענו כנגד קבלת ההחלטה: פנייה אחת לא עמדה בתנאי הסף ושלושה הפונים האחרים הוזמנו לטעון טענותיהם בפני הצוות המקצועי בראשות מנהלת מינהל הרכש הממשלתי. עיקר טיעוני החברות הפונות: אין קשר בין מתן השירות לאספקת שירותי הסלולר; קיימים מוצרים נוספים בשוק שנכון לבחון אותם כעונים על הצורך; השימוש בהתקשרות הקיימת עם החברה לצורך רכש השירות אינו עומד במבחן משפטי. הדרך הנכונה לרכש השירות היא באמצעות מכרז פומבי; לחברת פלאפון תקשורת אין ניסיון באספקת השירות והחברה מסתמכת על שירותי אינטגרטור.

לאחר דיון המכלול הנתונים הוגשו המלצות של הצוות המקצועי.

החלטות וועדת מכרזים מרכזיים למחשוב וטכנולוגיה (במשרד האוצר/החשכ”ל) [שהינה לצורך העניין גם החלטת וועדת הפטור המשרדית]:

+ ראשית, נראה כי מדובר בשירות חיוני וחשוב אשר נכון וראוי כי יהיה בשימוש משרדי הממשלה השונים.

+ הוועדה התרשמה כי מינהל הרכש הממשלתי ביצע בירור יסודי ומקיף של היצע השירותים הרלבנטיים בשוק.

+ לפי תוצאות ההליך אשר בוצע לצורך גיבוש המלצה אודות אופן ביצוע התקשרות מצאה הוועדה כי יש לבצע התקשרות זו בדרך של מכרז פומבי.

+ לצד זאת, הוועדה מבינה את הצורך בביצוע ההתקשרות במהירות האפשרית וזאת לאור הפגיעה האפשרית במידע הממשלתי כמפורט בבקשה.

+לאור זאת החליטה הוועדה כי נציגי מינהל הרכש הממשלתי ייערכו לפרסום מכרז פומבי לצורך רכישת השירותים שיפורסם בהקדם האפשרי וכך שהזוכה במסגרתו ייבחר לא יאוחר מיום 30.9.2015. טרם היציאה למכרז יבוצע הליך של RFI לבחינת מגוון המוצרים המוצעים בשוק.

+ לצד זאת ולאור חשיבות  קבלת השירות ללא דיחוי הוועדה מאשרת ביצוע התקשרות בפטור ממכרז עם חברת פלאפון בעלות מוערכת של כ- 1 מיליון ₪ לרכישת השירות מיום 15.12.2014 ועד ליום 15.3.2014. כל משרד שיצטרף יתחייב לתקופה של שנה ולא מאוחר מיום 15.3.2016.