משרד החינוך: מכרז לשירותי איסוף נתונים והפצתם במערכת החינוך בירושלים

הגוף המפרסם: משרד החינוך/ מינהל תקשוב ומערכות מידע

נושא המכרז: מכרז לשירותי איסוף נתונים והפצתם במערכת החינוך בירושלים

מס’ המכרז: 00/4.13

תאריך פרסום: 8 באפריל 2013

מועד אחרון: 19 במאי 2013

הערות: המשרד מבקש הצעות לארגון והפעלה של איסוף, הפצה, עדכון ותיקון נתונים שונים ממערכת החינוך ואליה. הנתונים מועברים למערכות הממוחשבות של המשרד, לאחר אישורם ע”י מנהלי מוקדי האיסוף ולאחר שעברו בדיקות תקינות כמו כן הספק נדרש למתן משוב למוקד האיסוף שיכלול בין היתר תמונת מצב הנתונים לאחר העדכון במשרד, דו”ח שגויים, הצהרת מנהל ומשובים נוספים, על פי דרישות המשרד. הספק יהיה ערוך לטפל בנתונים ממערכות ממוחשבות, מדיווחים ידניים או בכל שיטה אחרת כפי שיקבע ע”י המשרד, על פי הנושא ולגופו של עניין.

יעדים כלליים: הקמת בסיס דיווח למערכת החינוך; מעקב אחר נשירה ממערכת החינוך; בקרה תקציבית; בקרת איכות השירות; שיפור השירות למערכת החינוך.

מטרות השירות: איסוף והפצה מלאים של הנתונים הדרושים מכל מוקדי האיסוף; קבלת נתונים מעודכנים ליום סיום האיסוף; עמידה בלוחות הזמנים שמציב המשרד לפעילויות הכלולות בשירות; סיום האיסוף ללא דיווחים שגויים או כפולים; שיפור השירות למוקדי האיסוף; קבלת מידע על בלתי משובצים ושיבוצם – תלמידים שלמדו במוסד בשנה”ל הקודמת ולא ידוע היכן שובצו (אם שובצו) בשנה”ל שבה מתקיים האיסוף.

בעיות במצב הקיים: אי עמידה בלוחות זמנים; אמינות הנתונים; היעדר כלים ונתונים למדידת התועלת והיעילות של השירות הניתן למוקדי האיסוף.

איסוף נתונים הנו חלק מתוכנית העבודה הרב שנתית הקבועה של היחידות הממונות על כך במשרד. בכוונת המשרד לתקצב את הפעילות גם בשנים הבאות בכפוף לחוק יסודות התקציב ולסדרי העדיפות שיקבעו על ידי הנהלת המשרד.

תועלות, ישימות ועלות/תועלת: השירות שיינתן למשרד במסגרת מכרז זה יאפשר למשרד: ניצול נכון של משאבים אשר הקצאתם מבוססת על מידע מדויק ואמין. לדוגמה קביעת נתוני היסוד לחישוב שכר לימוד והעברת כספים למוסדות חינוך ולרשויות המקומיות והאיזוריות עפ”י מספר התלמידים הלומדים בהם, שלבי החינוך, סוגי תכניות הלימודים, נתוני המורים המלמדים ועוד.

אופק הזמן: השירות במתכונת המוצעת מתוכנן לשרת את משרד החינוך בתקופה של שש שנים לפחות. תקופת ההתקשרות במסגרת הסכם זה היא לשנה. למשרד זכות ברירה להרחיב ו/או להאריך את ההתקשרות לחמש תקופות נוספות, בנות שנה כל אחת, בהתאם לאמור בחוזה ובכפוף להוראות חוק חובת המכרזים. מימוש זכות הברירה יתבצע כל עוד המשרד מעוניין להמשיך ולקבל את השירותים. ההסכם יתחדש ע”פ תנאי ההסכם המקורי או בתנאים המיטיבים עם המשרד ועם לקוחות השירות.

הלקוחות להם מיועדים השירותים הם כ- 6,000 מוקדי איסוף, משרד החינוך וגופים נוספים במערכת החינוך. הפעילות תתבצע באתר שיוקצה למטרה זו על ידי הזוכה. כל הפעילות של הספק תיתמך על ידי מערכת ממוחשבת אחת או יותר ובלבד שתהיה קישוריות מלאה ביניהן, ותספק את הנתונים והדיווחים הנדרשים למשרד.

המידע אשר ייאסף על ידי הספק במסגרת מתן השירותים על פי מכרז זה וכן מידע אליו ייחשף הספק, הינו מידע השייך למשרד החינוך, מהווה “מידע” מוגן ואף עשוי להוות “מידע רגיש” על פי חוק הגנת הפרטיות תשמ”א-1981. על הספק לשמור בקפדנות על סודיות וחיסיון המידע, לדאוג לאבטחת המידע, לא להעביר או להעתיק את המידע, לעשות בו שימוש אך ורק לצורך מתן השירותים על פי מכרז זה בהתאם להנחיות המשרד, ולקיים לגביו את כל ההנחיות הרלוונטיות לרבות הוראות חוק, תקנות, הנחיות הרשות למשפט וטכנולוגיה במשרד המשפטים, הנחיות רשם מאגרי המידע והנחיות משרד החינוך. הספק הזוכה יחתום על התחייבות לשמירה על חוק הגנת הפרטיות. על הספק להתחייב למלא אחר כל ההוראות וההנחיות המפורטים בנהלי משרד החינוך: “מיקור חוץ- נספח אבטחת מידע” ו “נוהל קישור גורם חוץ”. הספק יציג תרשים לוגי של תפיסת פתרון האבטחה בשירות המוצע על ידו ויפרט: כיצד עומדת המערכת המוצעת בדרישות האבטחה ומהם רכיבי ומנגנוני ההגנה המוצעים.