מערך הסייבר הלאומי פירסם מדריך לעבודה נכונה עם עורך הגיליונות האלקטרוניים של גוגל

מערך הסייבר הלאומי פירסם ב- 30.8.2023 מדריך לעבודה נכונה עם עורך הגיליונות האלקטרוניים של גוגל.

“בכל שנה מגיעים עשרות דיווחים למערך הסייבר הלאומי אודות מאגרי מידע פתוחים שניתן לגשת אליהם בקלות. פעמים רבות מדובר במסמכי Google Sheets המכילים מידע רגיש שאנשים מזינים באופן יזום, ובכך הופך את המסמך למאגר מידע שעלול גם לשמש האקרים לתקיפות עתידיות. השימוש בכלי זה נפוץ בקרב מורים ועובדי הוראה בבתי-ספר.

“Google Sheets  – עורך הגיליונות האלקטרוניים של גוגל – הוא תוכנה לעריכת מסמכים מקוונת המאפשרת למשתמשים לעבוד על אותו המסמך יחד עם משתמשים אחרים. טעות בהגדרות המסמך עלולה להביא לחשיפתו למשתמשים אקראיים ולחשיפת המידע האישי בו. בשונה מאתרים ייעודים לאיסוף מידע אישי אשר מאובטחים, החשיפה למסמכים מסוג זה של גוגל קלה מאוד ופוטנציאל הנזק יכול להיות כבד. אנשים שהשיגו גישה למסמך, יכולים לשתף אותו עם אחרים, להוסיף ולהסיר אנשים, לערוך את המסמך, ולהעתיק, להדפיס ולהוריד אותו למחשב האישי שלהם”.

אשר על כן, מערך הסייבר הלאומי ממליץ למשתמשים בכלי זה לנקוט בצעדים הבאים:

+   לשתף את המסמכים עם שותפים באמצעות כתובות דוא”ל ולא באמצעות קישור

+   יש אתרים מאובטחים אשר מיועדים לאיסוף מידע אישי ורגיש, מומלץ להשתמש בהם לאיסוף מידע, על פני איסוף פרטים רגישים בטופסי גוגל

+   כלי עזר אחר של גוגל –  Google Alert – שולח התראות על מונחים חדשים שגוגל סורקת וניתן להשתמש בו כדי לאתר דלף של מידע אישי. ניתן להגדיר בתוכנה פרטים אישיים כגון שם, כתובת דוא”ל ומספר טלפון, ולקבל התראה בכל פעם שאחד מהם יופיע ברשת, במסמכים או באתרים. באמצעות השירות כל אחד יכול לעקוב אחרי המידע האישי שלו ובמידת הצורך לבקש מבעלי המסמך או האתר שיסירו את המידע מהרשת

+ להגדיר אימות דו-שלבי לכל חשבון המאפשר זאת

+   להשתמש בסיסמאות ארוכות ומתוחכמות הכוללות אותיות גדולות וקטנות, סימנים ומספרים, ולשנותן באופן תדיר

+   לוודא באופן שוטף את הרשאות השיתוף והצפייה במסמכים, ולהגבילן תחת הגדרות באייקון של שיתוף

+ להפעיל מנגנון תיעוד על פעילות החשבון בהגדרות המסמך

+  להפעיל מגבלות הורדת מסמכים והדפסת מסמכים על מסמכים רגישים בהגדרות המסמך

+  כמו כן, לעסקים המשתמשים בשירותי גוגל, ניתן לרכוש חבילת פרימיום אשר מאפשרת להגביל את הרשאת המסמכים לעובדי החברה בלבד

+    בסיום השימוש, כדאי להפסיק את אפשרויות הפרסום של הקובץ תחת אייקון קובץ> שיתוף > פרסום באינטרנט > הפסקת פרסום.